FAQ

Een professionele B2B-beurs die een expositieruimte combineert met een programma van vooraf voorbereide zakelijke afspraken. Exposanten ontmoeten op hun stand Hosted Buyers van wie de behoeften en projecten vóór het evenement zijn ingevuld en gevalideerd. Het format is erop gericht de commerciële gesprekken te concentreren op relevante beslissers.

Een One to One Meetings-beurs combineert zichtbaarheid op de stand, vooraf geplande individuele afspraken en netwerkmomenten. Het beperkt willekeurige prospectie tijdens het evenement en stelt salesteams in staat hun gesprekken voor te bereiden op basis van geïdentificeerde projecten. De resultaten blijven afhankelijk van hoe goed het aanbod aansluit en van de opvolging van de contacten.

Weyou Group kiest strategische, premium bestemmingen om een immersieve zakelijke ervaring te bieden die gekwalificeerde afspraken, netwerken en kansen voor commerciële ontwikkeling combineert.

Amsterdam is een strategische toegangspoort tot de markten van de Benelux, de DACH-regio en Noord-Europa. Als belangrijk Europees zakencentrum huisvest de stad tal van internationale hoofdkantoren, met name in de technologie- en dienstensector. Dankzij de uitstekende bereikbaarheid kunnen beslissers uit meerdere landen eenvoudig aanwezig zijn. De Beurs van Berlage, midden in het centrum, biedt een historisch en premium kader dat ontmoetingen en netwerken in een internationale professionele omgeving bevordert.

De Premium beurs All4Customer One to One Meetings richt zich met name tot directeuren klantervaring, directeuren klantrelaties, CRM-directeuren, directeuren marketing en digitale marketing, e-commercedirecteuren, heads of acquisition, chief data officers en CIO's van grote bedrijven, retailketens en e-commercesites met projecten, gecontroleerd door onze teams en uitgenodigd voor de drie dagen van de beurs.

Aanmeldingen worden beoordeeld op basis van de functie, de beslissings- of adviesbevoegdheid en de opgegeven projecten, behoeften en budgetten. Het doel is professionals samen te brengen die zinvolle gesprekken kunnen voeren met de exposanten uit de sector. Elke aanmelding blijft onderworpen aan validatie door de organiserende teams.

De matchmaking verloopt via een gestructureerd proces in meerdere fasen, waarin ons eigen digitale platform, de wederzijdse keuzes van de deelnemers en ons matchingalgoritme samenkomen om gekwalificeerde zakelijke afspraken te organiseren.

1. Aanmaken en kwalificeren van profielenExposanten en Hosted Buyers vullen hun profiel op het platform in met hun activiteiten, oplossingen, behoeften en projecten.
2. WensfaseElke deelnemer bekijkt de beschikbare profielen op het platform en selecteert de exposanten of Hosted Buyers die hij wil ontmoeten, op basis van zijn doelen en interesses.
3. Acceptatie- en weigeringsfaseDeelnemers ontvangen de afspraakverzoeken die aan hen zijn gericht en kunnen deze accepteren of weigeren. Deze stap bevestigt de wederzijdse interesse van beide partijen.
4. Matchmaking en opbouw van de agenda'sNa afloop van deze fasen kruist ons matchmakingalgoritme de wederzijdse keuzes en beschikbaarheden om automatisch de agenda's met gekwalificeerde afspraken op te bouwen, die rechtstreeks op de stands van de exposanten plaatsvinden.
5. Verzending van de agenda'sDe definitieve agenda's worden vóór de opening van de beurs aan de deelnemers bezorgd, zodat zij hun zakelijke ontmoetingen kunnen voorbereiden.

Let op: de data van de verschillende fasen staan in de exposantenomgeving en worden regelmatig door het organisatieteam gecommuniceerd.

Ja. U kunt uw voorkeuren via het platform aangeven; de afspraken in de agenda zijn het resultaat van wederzijdse interesse en de beschikbaarheid van de deelnemers. Het selecteren van een profiel is dus op zich geen bevestiging van een afspraak.

Welke informatie over Hosted Buyers gedeeld kan worden, hangt af van wat op het moment van de aanvraag beschikbaar is en van de geldende vertrouwelijkheidsregels. Het salesteam kan u de toegestane profielen en gegevens presenteren, maar toegang tot een volledige lijst op naam kan niet worden gegarandeerd.

Hosted Buyers worden geworven en gekwalificeerd op basis van de sectoren, oplossingen en profielen van de deelnemende exposanten, om relevante ontmoetingen te bevorderen. Tijdens de matchmakingfasen selecteren exposanten en Hosted Buyers wederzijds de profielen die bij hun behoeften en projecten passen, zodat er vóór de planning van de afspraken sprake is van wederzijdse interesse.

Bovendien kan elke exposant, zodra zijn contract is gevalideerd, zijn accountmanager een lijst bezorgen met beslissers die hij graag wil ontmoeten. Ons Hosted Buyers-team zal zijn best doen om hen met voorrang te benaderen en uit te nodigen, mits zij in aanmerking komen en interesse hebben in het evenement.

Na elke editie beoordelen de exposanten de Hosted Buyers die zij hebben ontmoet, zodat onze teams de kwaliteit en relevantie van de profielen kunnen meten. Alleen Hosted Buyers met uitstekende beoordelingen en nieuwe gekwalificeerde projecten kunnen worden uitgenodigd voor een nieuwe editie. De overige deelnemers zijn nieuwe Hosted Buyers, geselecteerd en gekwalificeerd door onze teams, om een vernieuwd publiek en relevante zakelijke kansen voor de exposanten te garanderen.

Het voorziene aantal afspraken en eventuele resultaatsverbintenissen staan in de offerte en de contractuele bepalingen van de betreffende editie.

Weyou Group voorziet in elke exposantenformule een minimumaantal zakelijke afspraken, overeenkomstig de voorwaarden van het deelnamecontract. Onze algemene voorwaarden bevatten bovendien een afsprakengarantie: als minder dan 80 % van de afspraken door ons algoritme wordt gematcht en ingepland, verbindt Weyou Group zich ertoe het volledige bedrag van de agenda terug te betalen, tenzij deze situatie aan de exposant te wijten is.

Dankzij zijn eigen digitale platform centraliseert en actualiseert Weyou Group de gegevens over deelnemers en zakelijke afspraken in realtime. Deze koppeling stelt de organiserende teams in staat het verloop van de agenda's te volgen, gemelde vertragingen of afwezigheden te beheren en snel in te grijpen bij onvoorziene omstandigheden. Zo is er gedurende het hele evenement operationele opvolging en verloopt de organisatie van de afspraken optimaal, zodat exposanten zich op hun zakelijke gesprekken kunnen concentreren.

Breng de organiserende teams op de hoogte, zodat zij de afwezigheid kunnen vaststellen en het voorziene opvolgingsprotocol van het evenement kunnen toepassen. Vervanging of herplanning hangt af van de beschikbaarheid en kan zonder specifieke regeling niet worden gegarandeerd.

De toegang wordt geopend volgens de planning die voor elke editie wordt gecommuniceerd. Op het platform kunt u onder meer uw profiel invullen, uw voorkeuren aangeven en uw bevestigde afspraken bekijken; hoe u toegang krijgt tot de app en wanneer de agenda wordt gepubliceerd, staat in de communicatie aan exposanten.

Het Meetings-format is gebaseerd op afspraken die op de stand van de exposanten plaatsvinden. De deelname- en standvoorwaarden hangen echter af van de afgenomen formule en het reglement van het evenement; elke uitzondering moet door het salesteam worden goedgekeurd.

Het contractvoorstel beschrijft de oppervlakte, de uitrusting, de voorziene afspraken, de toegang voor deelnemers, de zichtbaarheidsdiensten en, indien van toepassing, de netwerkevenementen. Niet-inbegrepen diensten en extra opties worden er eveneens in vermeld.

De mogelijkheden voor personalisatie, de inzet van een externe standbouwer en demonstraties hangen af van het technisch reglement, de beperkingen van de locatie en de gekozen formule. Elke bijzondere installatie moet vóór het evenement ter goedkeuring worden voorgelegd. Alle informatie over uw stand vindt u in uw exposantenomgeving > mijn stand voorbereiden.

De standplattegrond, de bestelvoorwaarden (meubilair, elektriciteit, opslag), de contactgegevens van transporteurs en de toegangsinstructies worden verstrekt via de technische gids of in uw exposantenomgeving > mijn stand voorbereiden. Deadlines en opslagmogelijkheden verschillen per locatie.

Het aantal exposantenbadges is onbeperkt. Het is wel belangrijk de gegevens van uw medewerkers vóór de gecommuniceerde deadline in te vullen, zodat hun badges onder de beste omstandigheden kunnen worden voorbereid en overhandigd. De opbouw- en afbouwtijden van elke editie staan in de technische gids, beschikbaar in uw exposantenomgeving > mijn stand voorbereiden, en moeten om veiligheidsredenen worden nageleefd.

Ja, de gemeenschappelijke ruimtes en netwerkmomenten bieden extra gelegenheden voor gesprekken, afhankelijk van de toegangsvoorwaarden van het evenement. Deze ontmoetingen vervangen niet de contractueel voorziene afspraken.

Na de beurs ontvangt elke exposant de volledige contactgegevens van de Hosted Buyers die hij tijdens zijn afspraken en de netwerkmomenten heeft gescand. De contacten staan in de exposantenomgeving > mijn gescande contacten.

Met de Analytics-tool, toegankelijk via hun exposantenomgeving, krijgen exposanten een gedetailleerde analyse van de prospects die tijdens de beurs zijn geïdentificeerd, zodat zij hun zakelijke kansen kunnen opvolgen en hun follow-up na het evenement kunnen organiseren.

Hosted Buyers zijn bovendien verplicht de exposanten op te geven met wie zij lopende projecten hebben. Deze informatie wordt vervolgens ter validatie voorgelegd aan de betrokken exposanten.

Dankzij deze kruiscontrole kan Weyou Group het rendement op investering (ROI) van zijn klanten meten, de kwaliteit van de Hosted Buyers beoordelen en de commerciële resultaten van de beurs analyseren.

Hosted Buyers leiden projecten voor de transformatie, digitalisering en optimalisatie van klantrelaties, marketing en klantervaring, gericht op betere acquisitie, betrokkenheid, klantloyaliteit en commerciële prestaties van bedrijven. Hun behoeften betreffen onder meer oplossingen, diensten en technologieën voor klantervaring (CX), artificiële intelligentie, digitale marketing, gegevensbeheer en -gebruik (Data), CRM, marketingautomatisering, omnichannel klantrelaties, personalisatie van klanttrajecten en klantloyaliteit. De projecten worden vooraf door onze teams opgegeven en gekwalificeerd om de concrete behoeften van de kopers vast te stellen en relevante zakelijke afspraken met de exposanten te bevorderen. De verdeling van de projecten verschilt per editie.

Het Hosted Buyer-programma is bedoeld voor professionele beslissers en adviseurs met aankoop- of investeringsprojecten of vastgestelde behoeften in de sector van de beurs. Aanmeldingen worden door de organiserende teams beoordeeld, onder meer op basis van functie, verantwoordelijkheden, opgegeven projecten, budgetten en de leverings- of implementatiedatum.

U vult uw contactgegevens, uw functie en relevante informatie over uw projecten in via het formulier van de beurs. Uw aanmelding wordt vervolgens beoordeeld; het verzenden van het formulier betekent niet dat u automatisch tot het programma wordt toegelaten. Het team informeert u over de volgende stappen.

Het programma kan betrekking hebben op projecten op korte of middellange termijn en op terugkerende professionele behoeften. Geef de aard, de beoogde planning en uw prioriteiten aan, zodat het team kan beoordelen of ze aansluiten bij de betreffende editie.

U kunt een collega van uw bedrijf voordragen, met name als hij of zij andere projecten leidt dan u. Diens aanmelding wordt afzonderlijk beoordeeld. Na toelating en met verzorgd verblijf beschikt uw collega over een eigen afsprakenagenda. Deelname zonder verzorgd verblijf kan onder specifieke voorwaarden vallen.

Het platform houdt rekening met de projecten en wensen van Hosted Buyers en exposanten. De afspraken zijn gebaseerd op wederzijdse selectie en de beschikbare tijdsloten. Uw agenda wordt vóór de beurs samengesteld en volgens de aangekondigde planning ter beschikking gesteld.

Ja. U geeft aan welke bedrijven of oplossingscategorieën relevant zijn voor uw projecten. Het selecteren van een exposant garandeert echter geen afspraak: de planning hangt ook af van diens interesse en de gezamenlijke beschikbaarheid.

Het verwachte aantal afspraken hangt af van het programma en de verbintenissen van de editie. Ter indicatie: gemiddeld gaat het om 7 afspraken op één dag en 15 over de twee dagen. De tijdsloten in uw bevestigde agenda moeten worden nagekomen. Het exacte aantal wordt meegedeeld wanneer uw agenda wordt verzonden.

One to One-afspraken duren doorgaans 15 minuten en vinden plaats op de stands van de exposanten. Deze opzet zorgt voor gerichte gesprekken en laat tegelijk ruimte voor conferenties en netwerken.

U kunt tijdens de beschikbare momenten vrij met deelnemers in gesprek gaan, met inachtneming van de toegangsregels en de beperkingen van uw programma. Deze extra ontmoetingen vervangen de bevestigde verplichte afspraken niet.

Agenda's en operationele gegevens zijn met elkaar verbonden en worden in realtime bijgewerkt op het Weyou-platform. Zo kunnen de teams het verloop van de afspraken volgen, de deelnemers coördineren en onvoorziene situaties afhandelen.

Voor geselecteerde deelnemers kan het programma een uitnodiging en de vergoeding van door de organisator bepaalde diensten omvatten. Deze vergoeding is onderworpen aan voorwaarden voor deelname en toelating die vooraf worden meegedeeld.

Afhankelijk van de beurs en uw situatie kan het reizen heen en terug, accommodatie, transfers en maaltijden omvatten onder de aangekondigde voorwaarden. Het aantal nachten, eventuele maximumbedragen, niet-inbegrepen diensten en de boekingsvoorwaarden staan in het reglement van de betreffende editie.

Na validatie van uw deelname bezorgen de logistieke teams u de boekingsinformatie en de geldende transferregelingen. De hotels worden gekozen met het oog op de bereikbaarheid van de evenementlocatie; indien nodig kunnen shuttles worden georganiseerd.

Gedeeltelijke deelname kan met het Hosted Buyers-team worden besproken. Deze moet verenigbaar blijven met de verplichte afspraken en hoogtepunten; sommige edities vereisen een minimale aanwezigheid, bijvoorbeeld één dag met afspraken en één netwerkavond.

U verbindt zich ertoe de bevestigde afspraken na te komen en de verplichte deelnamemomenten uit het formulier te respecteren: afhankelijk van de beurs kan het gaan om zakenlunches, een avondevenement of andere programmaonderdelen. Ook de badge en de instructies van de organisatie moeten worden nageleefd.

Ja, binnen de grenzen van het programma en uw afspraakverplichtingen. Conferenties worden buiten de afspraaktijden ingepland. Sommige beurzen beschikken ook over werkplekken of VIP-zones; de toegang en de diensten daarvan worden per editie toegelicht.

Nee: op het moment dat uw aanmelding wordt gevalideerd, is uw agenda nog niet samengesteld. De bedrijven die u ontmoet, worden later bepaald op basis van de projecten en de wederzijdse wensen die op het platform zijn aangegeven. Deze volgorde is een belangrijk onderdeel van de transparantie van het programma.

Nee. De gesprekken bieden de mogelijkheid oplossingen of projecten te verkennen zonder verplichting tot aankoop, bestelling of contract. Het aanvaarden van een uitnodiging voor het programma mag niet worden gezien als een commerciële tegenprestatie.

Controleer vóór uw aanvaarding of de aangeboden diensten en de verplichtingen van het programma verenigbaar zijn met uw interne regels over uitnodigingen, geschenken, belangenconflicten en zakenreizen. Vraag zo nodig toestemming aan uw leidinggevende of compliance officer.

Bij uw inschrijving neemt u kennis van de deelnamevoorwaarden van het Hosted Buyer-programma, met name de verplichtingen rond afspraken, netwerkevenementen en eventuele annuleringsvoorwaarden. Uw akkoord wordt geregistreerd om de transparantie van het proces te waarborgen en zo nodig te kunnen aantonen welke voorwaarden u bij uw inschrijving hebt aanvaard. Deze traceerbaarheid helpt om te voldoen aan compliance-eisen en het interne beleid van uw bedrijf.

Ja, volgens de annuleringsvoorwaarden die u bij de inschrijving hebt aanvaard. Sommige edities staan kosteloze annulering toe tot een bepaalde datum, waarna kosten worden aangerekend bij late annulering of afwezigheid. Alleen de eigen voorwaarden van de beurs zijn bindend. De annuleringskosten worden u bij de inschrijving meegedeeld.

U kunt uw projecten vermelden voor de transformatie, digitalisering en optimalisatie van klantrelaties, marketing en klantervaring, gericht op betere acquisitie, betrokkenheid, klantloyaliteit en commerciële prestaties van uw bedrijf. Ze kunnen onder meer betrekking hebben op klantervaring (CX), artificiële intelligentie, digitale marketing, gegevensbeheer en -gebruik (Data), CRM-oplossingen, marketing automation, omnichannel klantrelaties, personalisatie van klanttrajecten en loyaliteitsstrategieën. Vermeld de aard van uw projecten, uw behoeften, uw doelen, de geplande termijnen en indien mogelijk uw budget, om de kwalificatie en de matchmaking met exposanten te vergemakkelijken.

Het Hosted Buyer-programma is bedoeld voor beslissers en adviseurs die betrokken zijn bij marketingstrategie, klantrelaties, klantervaring en digitale transformatie, met name marketingdirecteuren, directeuren klantrelaties, directeuren klantervaring (CX), digitale directeuren, CRM-directeuren, Data-directeuren, e-commercedirecteuren, directeuren communicatie en verantwoordelijken voor klantloyaliteit en klantacquisitie.